# NCV DCIMS 0.2.30 - Hướng dẫn sử dụng Bác sĩ (DOCTOR)

**NCV DCIMS — NCV Dental Clinical Image Management System**

Phiên bản tài liệu: 30/09/2026. Dành riêng cho Bác sĩ (DOCTOR). Có thể đọc độc lập, không cần đọc tài liệu vai trò khác.

Cách đọc: xem phần bắt đầu nhanh, thao tác chung, chương của vai trò và phần xử lý lỗi. Phụ lục ảnh có số hình, đường đi trên giao diện và hướng dẫn đọc ảnh. Ảnh được nhúng để có thể phóng to trong trình đọc PDF.

Ảnh minh họa: giao diện production 0.2.30 chạy cục bộ, API mô phỏng với dữ liệu giả. Tên “Bệnh nhân giả”, “Cơ sở minh họa” và số 0000000000 không đại diện người thật. Tài khoản minh họa không phải tài khoản đăng nhập NAS. Các ô trống dùng để chỉ rõ nơi cần thao tác, không phải ví dụ ca đã hoàn tất.

## Những điểm cần biết trong 0.2.30-r2

Ứng dụng là **0.2.30**; **r2** là revision bộ cài sửa quyền đọc mã chương trình trong image NAS. Tài liệu chốt ngày **30/09/2026**. NAS hiện tại đã cập nhật và đăng nhập bình thường; nhận tài liệu này không cần chạy cập nhật lại.

- Danh sách bệnh nhân lấy dữ liệu từ server, **25 hồ sơ mỗi trang**. Xem tổng số hồ sơ, dùng nút trang trước/trang sau; không kết luận bệnh nhân không tồn tại chỉ vì chưa thấy ở trang hiện tại. Tìm kiếm, lọc và sắp xếp áp dụng trên toàn bộ phạm vi được phép. Các số ca/cần bổ sung trong trang phản ánh trang hiện tại; tổng hồ sơ phản ánh kết quả tìm/lọc.
- Khi chọn đồng thời Bác sĩ và Dịch vụ, kết quả phải có **cùng một ca điều trị** thỏa cả hai điều kiện. Muốn tìm ca khác, điều chỉnh bộ lọc thay vì mở rộng quyền tài khoản.
- Back/Forward khôi phục hồ sơ đã mở kể cả khi hồ sơ không ở trang danh sách hiện tại; quyền truy cập vẫn được kiểm lại.
- Xóa ca điều trị sẽ thu hồi các link chia sẻ của ca. **Khôi phục ca không phục hồi link cũ**; người có quyền phải tạo link mới và gửi lại cho người nhận được phép.
- Nếu đăng nhập báo quá nhiều yêu cầu, chờ rồi thử lại; không bấm liên tục hoặc mở nhiều phiên đăng nhập cùng lúc.
- Trong Cài đặt, tiêu đề các khối không còn icon đứng trước. Icon trên menu và các nút vẫn được giữ. Các quyền nghiệp vụ của ADMIN, DOCTOR, LABO không đổi.

Ảnh trong PDF được chụp lại từ frontend build 0.2.30 ngày 30/09/2026, API mô phỏng và dữ liệu giả. Ảnh minh họa cách thao tác; không chứng nhận ghi dữ liệu, authorization hay UAT trên NAS.

## Bắt đầu nhanh

1. **Bệnh nhân → tìm hồ sơ → Xem chi tiết**.
2. Kiểm tra đúng người, đúng ca và lần khám.
3. Bổ sung ảnh/phim/hợp đồng; chờ hệ thống kiểm tra xong.
4. Kiểm tra bảo hành và tổng quan trước khi xác nhận.
5. Nếu cần chia sẻ, chọn đúng từng mục và thu hồi link khi gửi nhầm.

Quyền thực tế phụ thuộc permission, phạm vi dữ liệu, quan hệ ca/lần khám và trạng thái hồ sơ. Nếu không có nút, đọc hướng dẫn lỗi hoặc liên hệ quản trị; không mượn tài khoản khác.

## Thao tác chung

Tên tab trình duyệt của bản 0.2.30 là **DCIMS - Nụ Cười Việt**. Mỗi người dùng tài khoản riêng. Ảnh trong tài liệu chụp từ giao diện 0.2.30 với API mô phỏng và dữ liệu giả, không phải dữ liệu bệnh nhân hay bằng chứng nghiệm thu NAS.


### 2.1 Đăng nhập và phiên làm việc

1. Mở đúng địa chỉ HTTPS do quản trị viên cung cấp.
2. Nhập username và mật khẩu; không dùng tài khoản của người khác.
3. Có thể nhấn biểu tượng mắt để kiểm tra nội dung vừa nhập; nhấn lại để che mật khẩu trước khi người khác nhìn màn hình.
4. Nếu hệ thống yêu cầu đổi mật khẩu, đặt mật khẩu mới trước khi tiếp tục.
5. Khi rời máy, dùng menu tài khoản để đăng xuất; không chỉ đóng tab trình duyệt.
6. Nếu tài khoản bị khóa, đổi vai trò/cơ sở hoặc bị xóa, các phiên đang mở có thể bị thu hồi và trở về màn hình đăng nhập.

Không lưu mật khẩu vào tài liệu, ảnh chụp hoặc trình nhắn tin. Không gửi cookie, token, secret API hoặc URL chia sẻ còn hiệu lực cho người không được phép.

### 2.2 Điều hướng và responsive

- Desktop/tablet ngang dùng menu trái; tablet dọc/điện thoại dùng menu mở từ nút hamburger.
- Điện thoại ngang có vùng cuộn menu riêng; cuộn trong menu để thấy đủ mục.
- Dùng **Tổng quan** cho công việc gần đây, **Bệnh nhân** cho hồ sơ/ca, **Hồ sơ đã xóa gần đây** cho dữ liệu có thể khôi phục và **Cài đặt** cho chức năng quản trị.
- Có thể dùng Back/Forward hoặc vuốt lùi/tiến của trình duyệt để trở lại lần lượt menu, hồ sơ, ca/lần khám hoặc tab Cài đặt đã mở trước đó; mỗi thao tác chỉ lùi hoặc tiến một bước trong lịch sử nội bộ.
- Khi quay về entry trước, sidebar, menu tài khoản hoặc popup tạm đang mở sẽ đóng để tránh che màn hình đích.
- Popup đóng bằng X, phím Esc hoặc click vùng nền. Nếu popup lồng nhau, mỗi lần chỉ đóng lớp trên cùng.
- Khi upload/ghi dữ liệu đang chạy, không refresh hoặc đóng popup bằng cách cưỡng ép; chờ kết quả hoặc dùng nút hủy nếu có.

### 2.3 Tìm kiếm bệnh nhân an toàn

1. Tìm bằng họ tên trước khi tạo hồ sơ mới.
2. ADMIN/DOCTOR có quyền cập nhật có thể tìm bằng số điện thoại; tài khoản chỉ có quyền xem không được dùng số điện thoại để dò hồ sơ.
3. Kiểm tra ngày sinh/cơ sở và cảnh báo ứng viên trùng.
4. Không tự gộp hai hồ sơ chỉ vì trùng tên hoặc số điện thoại; chuyển ADMIN xử lý nếu chưa chắc chắn.
5. Kết quả ngoài data scope sẽ không xuất hiện; việc không tìm thấy không chứng minh hồ sơ không tồn tại trong toàn hệ thống.

### 2.4 Upload ảnh, phim và hợp đồng

1. Mở đúng bệnh nhân, ca và lần khám.
2. Chọn đúng ô checklist trước khi chọn file.
3. Ảnh/avatar chỉ dùng JPEG hoặc PNG tối đa 10 MiB.
4. Hợp đồng dùng JPEG/PNG tối đa 10 MiB hoặc PDF tối đa 5 MiB.
5. Kiểm tra tên nhóm và số thứ tự trước khi tải lên; không đưa PII vào tên file vật lý.
6. Chờ trạng thái chuyển sang hợp lệ. Response upload thành công ban đầu chỉ có nghĩa file đã vào vùng kiểm tra, chưa có nghĩa đã VALID.
7. Nếu bị từ chối, xem thông báo, sửa file nguồn và tải lại. Không đổi phần mở rộng để giả định dạng.

Runtime production không có malware scanner. Việc file vượt MIME/signature/decode không phải chứng nhận file sạch mã độc; chỉ nhận file từ nguồn công việc được kiểm soát.

### 2.5 Báo sự cố

Ghi thời điểm, tài khoản/vai trò, màn hình, bước tái hiện, request ID và thông báo lỗi. Không đính kèm full hợp đồng, original bệnh nhân, secret hoặc storage path vào kênh hỗ trợ không được duyệt.

## 4. Hướng dẫn chi tiết cho DOCTOR

### 4.1 Phạm vi và trách nhiệm

DOCTOR mặc định làm việc với ca mình phụ trách hoặc được phân công và hồ sơ mình tạo trong cơ sở hợp lệ. Cùng cơ sở không mặc nhiên thấy toàn bộ ca của bác sĩ khác; scope BRANCH rộng hơn chỉ có khi đã được cấp riêng. Không thấy một bệnh nhân/ca có thể là do ngoài scope, assignment hết hạn hoặc hồ sơ đã lưu trữ; không yêu cầu ADMIN mở toàn hệ thống nếu không có nhu cầu nghiệp vụ.

### 4.2 Quy trình đầu ngày

1. Đăng nhập và kiểm tra thông báo bảo mật/upload nếu có.
2. Mở **Tổng quan** để xem bộ ảnh chưa hoàn tất và bệnh nhân mới cập nhật trong scope.
3. Vào **Bệnh nhân**, tìm hồ sơ trước khi tạo mới.
4. Kiểm tra các ca/lần khám cần xử lý, đặc biệt file đang pending/rejected.
5. Chỉ mở link chia sẻ hoặc hợp đồng từ chính NCV DCIMS; không dùng bản tải về cũ làm dữ liệu authoritative.

### 4.3 Tạo hồ sơ bệnh nhân

1. Tìm bằng tên và số điện thoại theo quyền để tránh trùng.
2. Chọn **Thêm bệnh nhân**.
3. Nhập họ tên, số điện thoại, ngày sinh, địa chỉ và cơ sở tiếp nhận.
4. Kiểm tra cảnh báo ứng viên trùng; nếu chưa chắc, hủy tạo và đối soát với ADMIN.
5. Lưu hồ sơ, sau đó tải ảnh nhận diện bằng bước riêng.
6. Nếu hồ sơ lưu thành công nhưng avatar lỗi, không tạo hồ sơ thứ hai; sửa/tải lại avatar trên hồ sơ đã có.

Số điện thoại không phải khóa duy nhất. Hai bệnh nhân có thể trùng số điện thoại; người dùng phải đối soát bằng nhiều trường.

### 4.4 Cập nhật hồ sơ và avatar

1. Mở hồ sơ và chọn **Sửa thông tin**.
2. Cập nhật các trường được phép, kiểm tra cơ sở và lưu.
3. Nếu hệ thống báo xung đột dữ liệu, tải lại hồ sơ rồi thực hiện lại; không ghi đè mù.
4. Avatar chỉ nhận JPEG/PNG tối đa 10 MiB. Khi thay avatar, ảnh cũ vẫn current cho tới khi ảnh mới VALID.
5. Xóa avatar là xóa mềm; có thể khôi phục trong 30 ngày khi chưa có avatar current/upload đang chạy.

### 4.5 Tạo ca điều trị

1. Trong hồ sơ bệnh nhân, chọn tạo lần điều trị mới.
2. Chọn Implant, Răng sứ, Chỉnh nha mắc cài hoặc Chỉnh nha Invisalign.
3. Nhập ngày bắt đầu không ở tương lai.
4. DOCTOR tự phụ trách ca mình tạo; ADMIN mới có thể chọn một bác sĩ active khác thuộc cơ sở bệnh nhân.
5. Kiểm tra checklist snapshot được tạo đúng loại trước khi upload.

Implant/Răng sứ tạo một session điều trị đầy đủ. Chỉnh nha có session đầu và các lần tái khám riêng; hợp đồng Chỉnh nha chỉ thuộc session đầu.

### 4.6 Thứ tự checklist theo dịch vụ

**Implant v6:** Hợp đồng → Kết quả xét nghiệm → Ảnh trước điều trị 01–12 → Phim trước → Phim phân tích → Ảnh trụ sử dụng → Phim sau cắm trụ → Ảnh phục hình tạm 01–12 → Ảnh thiết kế răng phục hình → Ảnh phôi sứ → Phim sau phục hình → Ảnh sau điều trị 01–12 → Bảo hành Implant → Bảo hành răng sứ.

**Răng sứ v4:** Hợp đồng → Ảnh trước điều trị 01–12 → Ảnh thiết kế DSD → Ảnh thiết kế răng phục hình → Ảnh phôi sứ → Ảnh sau điều trị 01–12 → Bảo hành răng sứ.

**Chỉnh nha:** giữ checklist ảnh lần khám và phim pano/cephalo theo session. Mỗi lần tái khám phải được chọn đúng trước khi upload để không đưa file vào session khác.

### 4.7 Upload và kiểm tra bộ ảnh

1. Chọn đúng lần khám ở phần **Các lần khám**.
2. Chọn đúng ô ảnh/phim/hợp đồng; kiểm tra nhãn và số thứ tự.
3. Tải file và chờ VALID.
4. Mở **Xem tổng quan bộ ảnh** để kiểm tra thumbnail, hướng ảnh và nhóm.
5. Nếu có quyền, tải original/ZIP phục vụ nghiệp vụ nội bộ. ZIP ảnh lâm sàng không tự chứa hợp đồng, avatar hoặc version lịch sử.
6. Với PDF hợp đồng, dùng trình xem trong website; không suy diễn rằng PDF có trường chữ ký `/Sig` đã được xác thực pháp lý.

### 4.8 Thay thế, lịch sử và xóa mềm

1. Chỉ thay file current trong session DRAFT/REOPENED.
2. Nhập lý do thay thế rõ ràng; bản cũ được giữ trong lịch sử version.
3. Bản mới phải vượt kiểm tra rồi mới thành current; không xóa bản cũ để “dọn chỗ”.
4. Xóa mềm ảnh/hợp đồng chỉ khi đúng bệnh nhân/slot và có reason code phù hợp.
5. Khi xóa nhầm, mở **Đã xóa gần đây** và khôi phục trước 30 ngày nếu có quyền/không xung đột.

### 4.9 Xác nhận bộ ảnh

1. Đợi mọi upload đang chạy kết thúc; không xác nhận khi còn pending/rejected/recovery.
2. Kiểm tra tổng quan, hợp đồng và dữ liệu bảo hành bắt buộc.
3. Chọn **Xác nhận bộ ảnh**.
4. Hệ thống cho phép xác nhận khi thiếu vị trí ảnh ở các dịch vụ đã áp cơ chế 0.2.17, nhưng vẫn chặn sai quyền/scope, tệp chưa hợp lệ và thiếu bảo hành bắt buộc.
5. Sau xác nhận, session bị khóa chỉnh sửa; phiên TREATMENT có thể đồng thời hoàn tất ca.

Không dùng khả năng xác nhận thiếu ảnh như cách bỏ qua kiểm soát chất lượng. Bác sĩ vẫn chịu trách nhiệm chuyên môn về bộ ảnh được xác nhận.

### 4.10 Mở lại bộ ảnh

1. Chỉ mở lại session đang CONFIRMED.
2. Chọn lý do: thiếu ảnh, ảnh sai, cập nhật lâm sàng hoặc lý do khác.
3. Nếu chọn lý do khác, nhập ghi chú đủ rõ.
4. Bổ sung/thay file rồi xác nhận lại để tạo manifest mới.
5. Manifest và lịch sử cũ vẫn được giữ; không yêu cầu ADMIN xóa lịch sử xác nhận.

### 4.11 Chia sẻ với khách hàng

1. Mở **Xem tổng quan bộ ảnh** trong đúng ca/lần khám rồi chọn chức năng chia sẻ.
2. Chọn đúng ảnh, preview hợp đồng và/hoặc thông tin bảo hành cần gửi trong danh sách hệ thống cho phép. Kiểm tra lại bệnh nhân, lần khám và từng mục trước khi tạo link; không chọn tất cả theo thói quen.
3. Link tồn tại tối đa 72 giờ, không có passcode và người có link có thể xem preview đã chọn.
4. Sao chép link qua kênh được duyệt. Link chỉ cho xem nội dung đã chọn; preview hợp đồng không phải tệp original/PDF đầy đủ. Không đưa original lên nơi công khai.
5. Kiểm tra preview có watermark.
6. Thu hồi link khi gửi nhầm, hoàn tất mục đích hoặc nghi ngờ lộ link.

### 4.12 Lưu trữ/xóa và khôi phục ca

- **Lưu trữ ca** đưa ca ra khỏi danh sách làm việc nhưng giữ dữ liệu con/lịch sử.
- **Xóa ca** là xóa mềm có cửa sổ khôi phục 30 ngày; không phải purge ngay.
- Không lưu trữ khi còn upload chưa kết thúc.
- Khôi phục yêu cầu patient đang active và đúng scope; ca Chỉnh nha khác không chặn khôi phục.
- Không tạo ca mới để thay thế ca bị xóa nếu ca cũ vẫn còn khôi phục được.

### 4.13 Tình huống lỗi thường gặp của DOCTOR

- **Không thấy bệnh nhân**: ngoài own/assigned/branch scope, assignment hết hạn hoặc hồ sơ archived.
- **Không upload được**: session đã CONFIRMED/ARCHIVED, sai slot, file sai loại/dung lượng hoặc có intent active.
- **File biến mất sau upload**: kiểm tra trạng thái upload gần nhất; file có thể REJECTED/RECOVERY_REQUIRED chứ không phải đã mất dữ liệu.
- **Không xác nhận được**: còn pending/rejected, bảo hành bắt buộc chưa đủ, màn hình dùng version cũ hoặc permission thiếu.
- **Không chia sẻ được**: asset không current/VALID, không thuộc session, link cũ đã hết hạn/thu hồi hoặc thiếu `media.share`.
- **Báo xung đột 409**: dữ liệu đã đổi ở tab/người khác; tải lại trước khi thao tác lại.

### 4.14 Bảo hành cho Bác sĩ

1. Trong ca Implant/Răng sứ, tìm thẻ **Thông tin bảo hành** và chọn **Thêm mã**.
2. Nhập mã đúng vật tư, thời hạn 1–30 năm và ngày bắt đầu không ở tương lai. Ngày hết hạn do hệ thống tính.
3. Một ca có thể có nhiều mã; không gộp nhiều vật tư vào một mã nếu quy trình nghiệp vụ không cho phép. Implant có bảo hành Implant và răng sứ; Chỉnh nha không có thẻ bảo hành.
4. Chỉ sửa khi phiên còn nháp/đã mở lại. DOCTOR có quyền lưu trữ bảo hành theo scope; LABO chỉ thêm/sửa.
5. Kiểm tra đủ mã bắt buộc trước khi xác nhận bộ ảnh.

### 4.15 Checklist bàn giao DOCTOR

- Tìm và tạo hồ sơ thử mà không tạo trùng.
- Tạo đủ bốn loại ca và chọn đúng session Chỉnh nha.
- Upload ảnh, phim, PDF hợp đồng và xử lý một file bị từ chối.
- Thay ảnh, xem lịch sử, xóa mềm và khôi phục.
- Xác nhận thiếu ảnh đúng cơ chế, mở lại có lý do và xác nhận lại.
- Tạo link chia sẻ có watermark rồi thu hồi.
- Nhận biết lỗi scope, pending, conflict và cách báo request ID.

## 6. Phối hợp giữa các vai trò

### 6.1 Ca Implant/Răng sứ thông thường

1. DOCTOR tạo bệnh nhân/ca và upload dữ liệu lâm sàng/hợp đồng.
2. LABO upload DSD/thiết kế phục hình/phôi sứ và nhập bảo hành được giao.
3. DOCTOR kiểm tổng quan, bổ sung dữ liệu còn thiếu và xác nhận.
4. ADMIN chỉ can thiệp khi có lỗi scope, tài khoản, khôi phục hoặc vận hành.

### 6.2 File bị từ chối

1. Người upload xem lý do và giữ nguyên hồ sơ/slot.
2. Sửa hoặc xuất lại file nguồn đúng định dạng.
3. Tải lại vào đúng slot; không tạo bệnh nhân/ca mới.
4. Nếu lặp lại hoặc RECOVERY_REQUIRED, gửi request ID cho ADMIN; không gửi original qua chat.

### 6.3 Gửi nhầm link chia sẻ

1. DOCTOR/ADMIN thu hồi link ngay.
2. Kiểm tra selection và tạo link mới nếu cần.
3. Báo ADMIN khi nghi ngờ truy cập trái phép để kiểm audit.
4. Không thay link bằng cách public original hoặc tải file lên dịch vụ ngoài chưa duyệt.

### 6.4 Nhân viên chuyển cơ sở hoặc nghỉ việc

1. ADMIN khóa tài khoản để thu hồi session.
2. Đối soát ca/assignment và chuyển giao hợp lệ.
3. Chỉnh vai trò/cơ sở hoặc xóa tài khoản sau khi hoàn tất audit.
4. Không xóa hồ sơ bệnh nhân/media để xử lý thay đổi nhân sự.

## 7. Bảng xử lý lỗi nhanh

| Hiện tượng | Người xử lý đầu tiên | Cách xử lý an toàn |
|---|---|---|
| Không đăng nhập được | Người dùng/ADMIN | Kiểm tra trạng thái khóa, mật khẩu tạm, thời gian hệ thống; không chia sẻ mật khẩu |
| Số liệu cơ sở không như dự kiến | ADMIN | Tải lại trang; đối chiếu trạng thái ACTIVE, deletedAt và ca ARCHIVED; không sửa trực tiếp database |
| Không thấy bệnh nhân/ca | Người dùng/ADMIN | Kiểm scope, branch, assignment, trạng thái archived; không mở quyền toàn hệ thống tùy tiện |
| Upload pending quá lâu | Người upload/ADMIN | Ghi request ID, kiểm health/storage; không upload lặp nhiều lần |
| File REJECTED | Người upload | Sửa file nguồn rồi tải lại; không đổi đuôi giả định dạng |
| Lỗi 409 | Người dùng | Tải lại dữ liệu mới nhất rồi thao tác lại |
| Không xác nhận được | DOCTOR/ADMIN | Kiểm pending/rejected, warranty, version, permission và trạng thái session |
| Không khôi phục được | ADMIN/DOCTOR có quyền | Kiểm 30 ngày, integrity, xung đột slot/avatar và trạng thái patient/session |
| API Client 401/403 | ADMIN/đơn vị tích hợp | Kiểm feature flag, IP, secret/token, scope; xoay secret nếu nghi lộ |
| Storage/NAS lỗi | ADMIN vận hành | Dừng thay đổi, kiểm mount guard/shared folder; không tạo marker giả |

## 8. Tiêu chí đào tạo hoàn tất

Một tài khoản chỉ nên được bàn giao vận hành sau khi người dùng:

- hiểu role không thay thế permission/scope/relationship;
- đăng nhập, đổi mật khẩu và đăng xuất đúng cách;
- thực hiện thành công quy trình mẫu của vai trò bằng dữ liệu giả;
- nhận biết DRAFT, VALID, REJECTED, CONFIRMED, REOPENED và dữ liệu đã xóa;
- biết các hành động không được phép của vai trò;
- biết cách báo request ID mà không làm lộ PII, original, hợp đồng, token hoặc secret;
- hoàn thành checklist riêng ở cuối chương ADMIN, DOCTOR hoặc LABO.